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办事指南

公文行文

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上海对外经贸大学关于公文处理的

若干规定

（2017年9月修订稿）

为进一步推动我校公文处理工作的规范化、制度化、科学化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《教育部公文处理规定》（教办〔2013〕号）结合我校实际情况，特制定本办法。

一、总则

（一）本办法适用于我校行政公文处理工作。

（二）公文是学校党委和行政实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

（三）公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等系列相互关联、衔接有序的工作。

（四）公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

（五）全校各单位、部门应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，由专人负责公文处理工作。

（六）校长办公室负责我校行政公文处理工作，并对各单位、部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

二、公文种类：

学校公文种类包括：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于学校对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位和人员。

（三）公告。适用于向校内外宣布重要事项。

（二）通告。适用于学校在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

（三）通知。适用于批转下级部门的公文，转发上级和不相隶属单位的公文、发布规章、传达要求下级办理和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部等。

（四）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（五）报告。适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问。

（六）请示。适用于向上级请求指示、批准。

（七）批复。适用于答复下级请示事项。

（八）意见。适用于对重大问题提出见解和处理办法。

（九）函。适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向不相隶属的有关主管部门请求批准等。

（十）会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

三、行文规则

（一）行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

（三）学校向上级部门或校内各单位向学校行文（上行文），应当遵循以下规则：

1、原则上主送一个上级部门，根据需要同时抄送相关上级部门和同级部门，不抄送下级部门。

2、校内各单位、部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经学校同意或者授权；属于部门职权范围内的事项可以直接报送上级主管部门。

3、校内各单位、部门的请示事项，如需以学校名义向上级部门请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

4、请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

5、除上级部门负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级部门负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级部门报送公文。

6、请示事项涉及校内其他单位职权范围时，应经过协商并取得一致意见后上报；未经协商不得上报。

（四）学校向下级单位行文（下行文），应当遵循以下规则：

1、主送受理单位、部门，根据需要抄送相关单位、部门。

2、校长办公室根据学校党委、行政授权，可以“沪经贸大大办”文件的形式向校内行文。共青团、工会可以根据学校和本系统有关要求，向校内本系统内行文。

3、职能部门及单位一般不得向校内单位发布指令性公文或在公文中提出指令性要求（工作部署类通知不在其中）。如需以学校名义向下正式行文，可由学校批转或校办公室转发；涉及多个单位、部门职权范围内的事务，主办单位应该与相关单位协商一致，方可向下行文。

四、公文办理

公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

（一）收文的程序是：

1、签收。校长办公室负责校内请示、上级来文和其他单位来文等公文的签收。除直接交办事项外，学校领导原则上不直接收取、签批校内单位的请示、报告。各单位、部门收到的主送机关为学校的正式公文，应当交校长办公室统一登记，按相应程序办理。

2、登记。校长办公室对公文的主要信息应当详细记载。

3、初审。对收到的公文应当送校长办公室进行初审。校内来文初审的重点是：是否应当由学校办理；是否符合行文规则；文种、格式是否符合要求；涉及其他单位部门职权范围内的事项是否已经协商；是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的校内来文，应及时退回来文单位。

校外来文初审的重点是：批办性公文是否应当由学校办理，阅知性公文是否涉及学校；是否在人员、时间、地点等方面存在明显错误。

4、承办。校长办公室对公文初审后，交由校办主任签署拟办意见报转相关部门会签或校领导批示，并根据领导批示和工作需要转有关单位和和部门办理。

紧急公文应当明确办理时限。承办单位对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。不属于本单位职责范围或不宜由本单位办理的，应当及时退回校办公室并说明理由。

5、传阅。校长办公室根据批示意见和工作需要将公文及时送传阅对象阅处。办理公文传阅时，应当随时掌握公文去向，避免漏传、误传、延误。公文阅后应当退回校办。审批公文时，属于批办性的，主批人应当签署明确意见、姓名和审批日期；其他审批人签名或圈阅视为同意；属于阅知性的，审批人签名或圈阅视为已阅知。

6、催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按期办结。紧急公文或重要公文应当由专人负责催办。

（二）发文的程序是：

1、起草。上报的公文，应符合法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文意图，内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确。公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作，并认真审核稿件，对公文内容的真实性、准确性及可行性负责。

2、送审。公文文稿签发前，一般由校长办公室进行初审。审核的重点是：发文规格是否恰当;是否符合公文的审批程序和行文规则；是否与有关部门协商、会签;文种使用是否准确；公文格式是否规范;层次是否清楚，布局是否合理，文意是否周全，表达是否简洁、通顺、确切;是否与国家法律、法规相符；与学校有关规定有无矛盾；与以往发出并且继续生效的公文有否矛盾。

需提交校长办公会审议的文稿，应履行相应办公会议题申报程序，审议通过后方可提交学校。

3、签发。公文应当按签发权限送校领导签发。以学校名义报送的上行公文，包括“请示”、“报告”等，由分管副校长审核后校长签发。以学校名义发布的下行公文，包括“通知”、“公告”等，可由分管副校长签发。

4、登记。对校领导签发后的公文，应及时办理发文登记，包括编排发文号，记录发文单位、签发人和签发时间，确定分送范围和印制份数等。

5、印制。提倡无纸化办公，公文应以网上发布为主，除上报、存档等必须使用纸质公文的，校内发文尽量减少纸质公文数量。

6、核发。公文印制完毕，校办公室对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后，交由主办单位负责分发和上报。

（三）整理归档

1、公文办理完毕，应根据《档案法》和学校有关规定，及时收集公文定稿、正本和会签稿、重要修改稿等，保证有关材料的齐全、完整。

2、公文立卷，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理，以便保管和利用。电报传真随同文件一起立卷。

3、联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。

4、公文复制作为正式文件使用时，应当加盖复制单位公章，并视同正式文件妥善保管。

5、案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期移交学校档案室归档。个人不得保存应当归档的公文。

五、附则

本规定由校长办公室负责解释。本办法自颁布之日起施行。原执行办法自行废止。

附件：1.上海对外经贸大学公文格式

2.上海对外经贸大学请示模板

3.上海对外经贸大学通知模板

附件1

上海对外经贸大学公文格式

学校公文一般由版头、主体、版记三部分组成。

（一）版头部分

1、公文首页红色分隔线以上的部分称为版头。版头包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。

2、发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加 “文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

3、发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

4、签发人：上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

（二）主体部分

公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体。包括：标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件。

1、公文标题：即对公文主要内容准确、简要的概括。由发文机关名称、事由和文种组成。除法规名称加书名号外，一般不用标点符号。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

2、主送机关：是指要求公文予以办理或答复的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

3、公文正文：公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格，数字、年份不回行。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

4、附件说明：公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5、发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。

6、成文时间：指公文生效的时间。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。标识在正文之下，空两行右空4字。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

7、印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

8、附注：是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、使用时注意的事项、联系人及联系方式等。公文如有附注，用３号仿宋体字，居左空２字加圆括号标识在成文时间下一行。

9、附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

（三）版记部分

公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。包括：抄送机关、印发机关和印发日期。

1、抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

2、印发机关和印发时间：印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

附件2：上海对外经贸大学请示模版